Kaip mokyklų lentelės iškeliavo iš svetainės

Kai mokyklai reikėdavo pataisyti vieną pavardę sąraše, neretai tai darydavome mes. Todėl problemą pamatėme anksti.

Mokyklos svetainė laiko dešimtis lentelių. Darbuotojai, komisijos, valgiaraštis, pamokų laikas, darbo užmokestis. Rugsėjį keičiasi pusė jų.

Kiekvienas pakeitimas keliaudavo per vieną žmogų. Tą, kuris moka prisijungti prie TVS ir nesuardyti lentelės formatavimo. Rugsėjį prie jo nusidriekdavo eilė.

Sprendimą su „Google Sheets“ programavome ir testavome beveik mokslo metus. Tad rugpjūtį ėjome ne bandyti, o įdiegti.

Visiems iš karto.

Ką nuveikėme per keturias dienas?

• Peržiūrėjome 185 svetaines ir atrinkome lenteles, kurias verta perkelti.
• Sukūrėme ir prijungėme 185 „Google Sheets“ failus.
• Perkėlėme 1568 lenteles.
• Palikome 1258 atsargines puslapių kopijas su originaliu turiniu.

Kiekviena nukrypsta savaip

Lentelė atrodo paprastas dalykas. Standarto laikosi ne visos.

Tvarkingas sąrašas turi antraštinę eilutę ir po vieną žmogų eilutėje. Tokį galima rikiuoti, perkelti, perskaityti balsu ir atnaujinti nepaliečiant maketo.

Nukrypimų matėme įvairiausių. Pavardė, įrašyta kaip skyriaus antraštė. Trys to paties sąrašo redakcijos skirtinguose puslapiuose. Sąrašai, surašyti tekstu vietoje lentelės, nes tądien taip buvo greičiau: 68 iš jų, 40 mokyklų.

Nė vienas iš jų nėra klaida, dėl kurios kas nors skųstųsi. Bet kaina yra.

• Lankytojas nemato, kuri redakcija galioja.
• Ekrano skaitytuvas pavardžių sąrašą skaito kaip skyrių sąrašą.
• Tekste paslėpto žmogaus nerandi nei akimis, nei paieška.
• Ir nieko iš to negalima pataisyti visiems iš karto. Kiekvieną reikia imti atskirai.

Iš 1568 perkeltų sąrašų 611 į standartą netilpo. Mokykla turėjo lentelę, kokios nebuvome numatę, ir jai teko kurti atskirą lapą.

Paskutinis punktas ir yra priežastis, kodėl standartas apskritai egzistuoja. Kai 185 svetainės sudėtos vienodai, vienas pataisymas pasiekia visas. Kai kiekviena savaip, kiekviena kainuoja atskirai.

Atsakingas procesas

Ėjome iš eilės ir kiekvieną svetainę po perkėlimo patikrinome: ar sąrašai sudėti teisingai ir ar niekas nedingo. Visos patikrą praėjo švariai.

Matomo turinio nekeitėme be reikalo. O kiekvienam puslapiui, kurį lietėme, palikome paslėptą kopiją su originalu. Jei kas nors persigalvos, yra iš ko atstatyti.

Ar galėjome perrašydami palikti klaidų? Galėjome.

Todėl ir ėmėmės to turinio, kuris jau buvo pasenęs. Ir dirbome prieš pat sąrašų atnaujinimą, kai mokykla juos vis tiek peržiūri iš naujo.

Kas pasikeitė mokyklai

Duomenys dabar guli „Google Sheets“ faile, prijungtame prie svetainės vieną kartą. Mokykla dirba tik su lentele naršyklėje: spustelėjate langelį, parašote, spaudžiate „Enter“.

Prisijungti prie TVS nebereikia. Prieigą gali turėti keli žmonės, tad komisijų sąrašą tvarko vienas, darbo užmokesčio lentelę kitas, ir jie vienas kitam netrukdo. Versijų istorija rodo, kas ir kada keitė, o vakarykštę versiją atkuriate dviem paspaudimais.

Ko nenumatėme

Galvojome, kad „Google Sheets“ visiems savaime aiškus. Ne visai.

Po dviejų savaičių pasižiūrėjome, kas vyksta failuose. 60 mokyklų savo lenteles jau redagavo pačios. Bet dalis failą turėjo ir jo nelietė.

Ne todėl, kad nenorėjo. Tiesiog nebuvo aišku, nuo ko pradėti.

Tad nufilmavome pradžiamokslį. Devynios minutės nuo pirmo langelio iki išsaugoto sąrašo.

Ką daro Cleverphant 🐘

• Problemą pamatėme patys, nes tuos sąrašus neretai redaguodavome mes.
• Beveik mokslo metus programavome ir testavome. Įdiegėme likus savaitei iki rugsėjo pirmosios, prieš pat sąrašų pakeitimus.
• Pasitikrinome, kas iš to išėjo, o ne tik tai, kad padaryta.
• Kai pritrūko aiškumo, nufilmavome pamoką.